
Informations sur la paie et les demandes de remboursement des médecins résidents
Procédures de remboursement et validation des feuilles de temps
Accéder à Guichet RH-Paie Virtuo pour vos réclamations et pour valider vos relevés de présence
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Code d’utilisateur : numéro d’employé
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Mot de passe : date de naissance (AAAAMMJJ) ou mot de passe personnel si vous l'avez modifié
Validation des relevés de présence toutes les deux semaines
Vous devrez valider votre feuille de temps dans l'application Guichet RH-Paie (Virtuo) à chaque période de paie entre le vendredi 8h00 et le lundi 11h00:
Important: NE PAS APPORTER DE CORRECTION dans votre feuille de temps, seulement vérifier si les congés demandés ont été inscrits.
Il est normal que les gardes ne soient pas inscrites dans vos feuilles de temps (ne pas inscrire les gardes).
En cas d'erreur, veuillez vous adresser soit à votre adjointe à l'enseignement en GMF-U ou au Service de l'enseignement médical.
Note: les congés sont entrés par les adjointes/techniciennes seulement le jeudi avant la paie.
Demandes de remboursement
Tous les médecins résident(e)s dont le CIUSSS CN est l'agent payeur doivent SAISIR LEURS DÉPENSES à l’aide du module informatisé Compte de dépenses via le Guichet RH-Paie (Web).
Toutes les demandes de remboursements doivent être soumises avant la fin de l'année financière (30 mars de chaque année).
Documents de références pour l'utilisation du Compte de dépenses Guichet RH-Paie (Virtuo)
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Pas à pas_Demandes de remboursement pour les résidents (tous)
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Pas à pas_Demandes remboursement frais garde Hôpital CHAUVEAU
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Note de service concernant la fin de l'année financière 2024-Entrée Santé Québec et date limite pour les réclamations.
Exception
Pour les résidents dont le CIUSSSCN n'est pas l'agent payeur, vous devez utiliser ces formulaires en ligne pour vos demandes de remboursements.
Pour des raisons de sécurité, il ne peut être ouvert qu'a partir de votre compte med@ssss.
Si vous avez des difficultés à l'ouvrir, consultez ce document.
- Frais de garde (pour résidents dont le CIUSSSCN n'est pas l'agent payeur)
DÉPENSES ADMISSIBLES
Note: dans Compte de dépenses VIRTUO, toujours sélectionner un type de dépense qui débute par Méd-résid ou Méd-résident et indiquer la date qui correspond à la celle de la facture.
Frais de garde*
Frais de REPAS lors de la garde pour un maximum 17$/jour la semaine et un maximum 24$/jour la fin de semaine (avec la facture comme pièce justificative);
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Pour les gardes à domicile des médecins résidents de 2e année du GMF-U Neufchâtel ou pour la garde de soir à l'Hôpital Chauveau lorsque la cafétéria est fermée : prendre connaissance de cette note;
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Si votre repas à coûté plus cher que le maximum admis, inscrire le montant maximum et non le montant de la facture;
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Inscrire la date qu'il y a sur le ticket de caisse et qui doit être également la date où vous étiez de garde;
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Inscrire la spécialité et l'endroit où vous avez fait la garde (ex. psychiatrie à HEJ);
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La date d'achat et le détail des achats doivent apparaître sur les reçus déposés comme pièces justificatives.
Frais de STATIONNEMENT lors de la garde (avec le ticket de stationnement comme pièce justificative et on doit y voir la date)
Frais de formation
Frais d'INSCRIPTION pour les FORMATIONS (et d'examen) suivantes SEULEMENT (article 13.04 de l'entente collective):
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Réanimation cardio-respiratoire (B.C.L.S.) ;
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Cours avancé de réanimation cardiorespiratoire (A.C.L.S.) ;
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Cours en soins avancés de réanimation des polytraumatisés (A.T.L.S.) ;
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Cours avancé de réanimation pédiatrique (A.P.L.S.) ;
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Cours de réanimation néonatale (N.R.P.) ;
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Cours sur la gestion du travail et de l’accouchement (GESTA).
Toute demande de remboursement doit être présentée dans les quatre-vingt-dix (90) jours APRÈS la tenue de la formation en y joignant l'ATTESTATION DE RÉUSSITE ainsi que la FACTURE et y indiquer clairement que vous êtes "Médecin résident" dans la demande.
Après 90 jours, la demande sera refusée.
Seuls les frais d'inscription pour ces formations sont remboursables : ne sont PAS ADMISSIBLES, les frais d’hébergement, de déplacement, de stationnement, de livres ou autres frais. De plus, la formation ALDO n'est pas remboursable, car non inscrite dans la convention collective.
Stationnement pour un cours
Le CIUSSSCN peut rembourser 50% du tarif régulier pour un stationnement appartenant au CIUSSSCN (ex. IUSMQ, Centre de pédopsychiatrie, IRDPQ). La demande doit contenir les pièces justificatives et y voir la date (horaire de cours et ticket de stationnement).
Pour les cours dans les autres installations, ex. au CHU de Québec, la demande doit être faite à l'installation propriétaire du stationnement et non au CIUSSSCN.
Visites à domicile
Visites à domicile dans le cadre d'un stage (code de déplacements "Méd-résid-stage(Kilo+50km+visite à dom.)" dans Guichet RH-Paie Virtuo);
Y indiquer le nom du stage, la date du déplacement et y joindre une pièce justificative qui doit montrer le kilométrage, le point de départ (doit être une installation du CIUSSS CN) et le point d’arrivée.
Remboursement de 50% des frais de stationnement pour les résidents des GMF-U privés (tarif médecin)
Vous référer à l'article 19.03 de votre convention collective pour savoir si vous y avez droit;
Faire la réclamation via le Compte de dépense dans Guichet RH-Paie Virtuo;
Y déposer les pièces justificatives et mentionner le numéro de l'article de la convention collective dans votre réclamation pour en faciliter le traitement.

refus et assistance
Refus du compte de dépenses
Si vous faites une erreur dans l’entrée de vos dépenses votre demande sera refusée.
Exemples de motifs de refus:
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Dépense non admissible;
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Date qui ne concorde pas avec la date sur les pièces justificatives;
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Demande de remboursement de repas lors de la garde excédant 17$/jour la semaine ou 24$/jour la fds;
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Les relevés de cartes bancaires ou de crédit ne sont pas acceptés;
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Type de dépenses sélectionné qui ne commence pas par Méd-résident
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Le montant indiqué ne correspond pas au montant à rembourser (ex. vous avez indiqué le total de la facture plutôt que le montant à rembourser - ex. montant qui correspond à 50% du stationnement)
L’approbateur ne peut pas modifier votre compte de dépense. Vous devrez le faire vous-même.
En cochant la case "M'aviser lorsqu'un compte de dépenses est refusé" vous recevrez un message, ce qui vous permettra de refaire votre demande rapidement.
Entente collective
Les dépenses des résident(e)s admissibles pour remboursement ne sont pas nécessairement les mêmes que celles des autres employé(e)s CIUSSSCN.
Pour le détail sur le type de frais pouvant être réclamés, se référer à votre convention collective.
Si problème d’accès
Guichet RH-Paie (Virtuo) 418-821-3200, option 1, option 4 ou
Pilotage.grhpaie.ciussscn@ssss.gouv.qc.ca
Assistance compte de dépenses
418-821-3221 ou
autres types de demandes
Paiement d'un congé férié travaillé
Pour le remboursement de fériés travaillés, compléter le formulaire suivant:
Formulaire de paiement de congé férié travaillé 2024-2025
Formulaire de paiement de congé férié travaillé 2025-2026
Transmettre par courriel ce formulaire complété et signé au service de l'enseignement médical ou votre GMF-U d'attache.
Remboursement stages en région